Ya sea que usted esté tratando de vender una idea a la iglesia, a un colegio o a una gran compañía, probablemente usará el programa PowerPoint para hacer una presentación.
El PowerPoint fue desarrollado por ingenieros como una herramienta para ayudarlos a comunicarse con el departamento de marketing, y viceversa. Es una herramienta extraordinaria, porque permite condensar la comunicación verbal densa. Sí, usted podría enviar un memorando, pero ya nadie lee. Como nuestras compañías avanzan cada vez con más rapidez, necesitamos una manera rápida de comunicar las ideas de un grupo a otro, y mucha gente cree que el PowerPoint es la solución.
El PowerPoint puede ser la herramienta más poderosa en su computador. Sin embargo, no lo es. Innumerables innovaciones sencillas fracasan, porque sus campeones lo usan como sugiere Microsoft, en vez de usarlo de la manera correcta.
La comunicación es la transferencia de emociones.
La comunicación tiene como objetivo lograr que otros adopten su punto de vista, para ayudarlos a entender por qué usted está emocionado (o triste u optimista o en cualquier otro estado de ánimo). Si lo único que quiere hacer es crear un archivo de hechos y cifras, entonces cancele la reunión y envíe un informe.
Nuestro cerebro tiene dos lados: el lado derecho es emocional y musical; el lado izquierdo está concentrado en la destreza y la información tangible. Cuando usted aparece para hacer una presentación, las personas usan ambas partes del cerebro: el lado derecho para juzgar la manera como usted camina, la manera como se viste y su lenguaje corporal. Con frecuencia, la gente llega a una conclusión sobre su presentación cuando usted va por la segunda “diapositiva”. Después de esto, a veces es demasiado tarde para que sus puntos clave cambien la situación.
Usted puede arruinar el proceso de comunicación con una lógica errada o con hechos no fundamentados, pero la lógica no es suficiente. Hay que complementarlo con la emoción.
Los campeones deben vender tanto al público interno como al mundo exterior.
Si todos en el salón estuvieran de acuerdo con usted, no necesitaría hacer una presentación, ¿no es verdad? Imprimir un informe del proyecto en una página y entregárselo a cada persona le ahorraría tiempo. Más no se trata de eso. La razón por la cual hacemos presentaciones es para insistir en un tema, para vender una o más ideas.
Si cree en su idea, véndala. Insista en el tema lo más que pueda y logre su objetivo. Su público se lo agradecerá porque, muy en el fondo, todos queremos que nos convenzan.
Cuatro grandes componentes de una gran presentación
Primero prepare tarjetas de apoyo. No las exhiba en la pantalla. Déjelas en su mano. Usted puede usarlas para asegurarse de que está diciendo lo que vino a decir.
Segundo, prepare diapositivas que refuercen sus palabras, no que las repitan, y que demuestren, con una prueba emotiva, que lo que está diciendo es verdad, no sólo exacto.
¿Va a hablar de la contaminación de su ciudad? En vez de presentar cuatro puntos clave con la información de la Agencia Protectora del Ambiente, ¿por qué no muestra una foto de un montón de pájaros muertos, algo de smog e incluso un pulmón enfermo? ¡Esto es engañar! ¡Esto es desequilibrado! Pero funciona.
Tercero, prepare un documento escrito y manténgalo guardado. Incluya en él cuantas notas a pie de página o detalles quiera. Entonces, cuando empiece su presentación, dígale al auditorio que le va a entregar todos los detalles de su presentación al final, de manera que nadie tenga que escribir todo lo que usted está diciendo. Recuerde: la presentación es para realizar una venta emocional. El documento es la prueba que ayuda a los intelectuales que se encuentran entre su público a aceptar la idea que usted les ha vendido emocionalmente.
Importante: ¡No entregue material impreso al comienzo! Si lo hace, la gente leerá el memorando mientras usted está hablando y hará caso omiso de usted. En cambio, su objetivo es que se sienta cómoda, confíe en usted y asimile los puntos emocionales e intelectuales de su presentación.
Cuarto, cree un ciclo de retroalimentación. Si su presentación es para lograr la aprobación de un proyecto, entrégueles a las personas un formato de aprobación del proyecto e insista en que lo llenen, de modo que no haya ambigüedad en absoluto acerca de lo que han acordado realizar.
Su presentación tiene como objetivo realizar una venta, de modo que realícela. No se retire sin un si o, al menos, un compromiso de fecha o disponibilidad futura.
Cinco reglas para crear excelentes presentaciones
A continuación le presento las cinco reglas que debe recordar para crear excelentes presentaciones en PowerPoint:
- No use más de seis palabras en una “diapositiva”. Jamás. No hay ninguna presentación que sea tan compleja que necesite romper esta regla.
- No use imágenes ordinarias. Use imágenes con fotos o ilustraciones profesionales.
- No use imágenes que se desvanezcan, giren o cambien.
- Los efectos sonoros pueden usarse unas pocas veces por presentación, pero nunca use los efectos sonoros que vienen incorporados en el programa. Use sonidos y la música de discos compactos y observe el efecto “proustiano” que esto pueda tener.
- No entregue copias de sus “diapositivas”. No funcionan sin su presencia.
El jonrón es fácil de describir: usted presenta una diapositiva y ésta dispara una reacción emocional en el público. Las personas se enderezan en sus sillas y quieren saber qué va a decir que corresponda con esa imagen. Luego, si lo hace correctamente, cada vez que piensen en lo que usted dijo, verán la imagen (y viceversa).
Con certeza, esto es diferente de como lo hacen los demás. Sin embargo, todos ellos están ocupados defendiendo el statu quo (lo cual es fácil), mientras usted está defendiendo innovaciones importantes, (lo cual es difícil).
Los tres errores más frecuentes en el uso del PowerPoint
El PowerPoint tiene una función: lograr que usted se comunique con su público. Desgraciadamente, en vez de comunicar, el PowerPoint se usa para lograr tres cosas que nunca conducen a una buena presentación.
La mayoría de la gente usa el PowerPoint como un TelePrompTer (Era un aparato que situado frente al lente de una cámara de televisión, servía para que el presentador de un programa leyera las noticias o el texto de un libreto). Piense en todas las presentaciones en las cuales usted ha estado y donde el presentador realmente lee las diapositivas ¿Sí será necesario que su auditorio venga a una reunión para escucharlo a usted leer las diapositivas? ¿Por qué, más bien, no le manda la presentación por fax?
El segundo error es proporcionar un informe escrito de la presentación. Cuando el presentador entrega las láminas después de la reunión (o peor aún, antes), está eludiendo el trabajo de redactar un reporte formal y está asegurándose de lograr la aprobación implícita que se ganó al convocar la reunión.
El tercer error es concentrarse en asegurar que su auditorio recuerde todo lo que usted haya dicho. En cierto modo es como leer sus diapositivas, pero mejor. Después de todo, si lee sus diapositivas y luego le entrega a su auditorio una transcripción textual de lo que leyó ¿qué hay de malo en eso? En realidad, nada, pero en ese caso, un memorando seria más rápido, más fácil y más directo.